Rekisteriselosteet
Kruunuasunnot Oy:n (jäljempänä ”Kruunuasunnot”) harjoittama asuntovuokraustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai asiakkaan antamaan suostumukseen. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, asiakastyytyväisyys- ja muihin kyselyihin sekä asiakasviestintään, asuntojen kunnossapitotehtäviin sekä asuntojen markkinointiin. Kruunuasunnot kiinnittää erityistä huomiota asiakkaan yksityisyyden ja henkilötietojen suojaukseen ja noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja kerätään mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä.
Kruunuasunnot voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla (ks. lisää https://www.kruunuasunnot.fi/kayttoehdot ja https://www.kruunuasunnot.fi/evasteet/). Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kruunuasuntojen ulkopuolelle, pois lukien asunnon omistajan vaihtumista koskevat tilanteet.
Tietosuojalain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö pyydetään lähettämään osoitteeseen Kruunuasunnot Oy, Hallintojohtaja, Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta.
Asiakkaalla on oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva itseään koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton tieto. Korjausvaatimukset Kruunuasunnot Oy, Hallintojohtaja, Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki.
Kielto-oikeudella tarkoitetaan henkilön oikeutta kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin. Aiemmin annetun suoramarkkinointiluvan voi myös peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla kiellosta sähköpostitse osoitteeseen kruunuasunnot@kruunuasunnot.fi.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla olevista Kruunuasuntojen ylläpitämien henkilötietorekisterien rekisteriselosteista.
Asiakasrekisteri
Työnhakijarekisteri
Avainrekisteri
Sidosryhmärekisteri
ASIAKASREKISTERI
1. Rekisterinpitäjä
Kruunuasunnot Oy (y-tunnus: 1544951-3)
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2950
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Helena Nummi
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2962
helena.nummi@kruunuasunnot.fi
3. Rekisterin nimi
Kruunuasunnot Oy asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm: asiakkaan tietojen ylläpito, vuokrareskontran ylläpito, asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt, asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille, vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä, vuokrasopimusten päättäminen, asiakasviestintä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista.
Perustiedot:
– nimi
– henkilötunnus
– yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot:
– asiakasnumero
– asiakkuuden alkupäivämäärä
– samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
– samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
– kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
– rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
– tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
– tieto mahdollisesta edunvalvojasta
– tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
– tulo- ja varallisuustiedot
– luottotiedot
– velkajärjestelytieto
– perintätieto
– asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
– asunnon tarvetta koskevat tiedot
– vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
– alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
– reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
– rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
– pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
– suoramarkkinointiluvat ja kiellot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Digi- ja väestötietovirasto ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kruunuasunnot Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Kruunuasuntojen puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.
Mikäli asunnon omistajaksi tulee Kruunuasunnot Oy:n ulkopuolinen taho, voi Kruunuasunnot Oy luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on tietosuojalain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.
TYÖNHAKIJAREKISTERI
1. Rekisterinpitäjä
Kruunuasunnot Oy (y-tunnus: 1544951-3)
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2950
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Katri Tattari
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2950
katri.tattari@kruunuasunnot.fi
3. Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekrytointitarpeet ja työhakemusten käsittely sekä niiden luomat tarpeet.
5. Rekisterin tietosisältö
– nimi
– syntymäaika
– osoite
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen
– muu suoritettu koulutus
– sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot
– erityisosaaminen
– kielitaito
– nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
– tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
– suosittelijat
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan sähköisesti tai paperilla toimittamat tiedot liitteineen.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietojen luovutusta ja siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei ole.
Tietoja ei luovuteta Kruunuasunnot Oy:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä.
Atk-järjestelmään talletetut tiedot säilytetään keskitetysti lukitussa ja valvotussa atk-konesalissa, joka on palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietoihin on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä, joilta edellytetään järjestelmään kirjautumisessa yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa.
AVAINREKISTERI
1. Rekisterinpitäjä
Kruunuasunnot Oy (y-tunnus: 1544951-3)
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2950
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Petri Saarinen
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2971
petri.saarinen@kruunuasunnot.fi
3. Rekisterin nimi
Sähköinen avainten käyttörekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterinpitäjän omistamilla kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten ja ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittäminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Tiedot avainten luovutuksista
– avaimen haltijan nimi ja osoite sekä muut mahdolliset yhteystiedot
– luovutus- ja palautuspäivämäärä
– kiinteistöjen ovien kulkutiedot
– avaintunnistetieto
– päivämäärä ja kellonaika
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröidyltä itseltään avainten luovutuksen yhteydessä kerätyt tiedot, kiinteistöjen ovien lukijoista kerättävät kulkutiedot
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kruunuasunnot Oy:n ulkopuolelle.
Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.
SIDOSRYHMÄREKISTERI
1. Rekisterinpitäjä
Kruunuasunnot Oy (y-tunnus: 1544951-3)
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2950
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Nina Välimäki
Elimäenkatu 25-27
00510 Helsinki
Puh. 020 743 2975
nina.valimaki@kruunuasunnot.fi
3. Rekisterin nimi
Kumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Kruunuasunnot Oy:n ja sen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilötietojen käyttötarkoituksen toteuttamisen kannalta tarvittavat tiedot:
– nimitiedot
– titteli/asema
– työnantaja
– yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Rekisterin tiedot poistetaan välittömästi, kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole, mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lain tai muun viranomaismääräyksen mukaista velvoitetta tietoja säilyttää.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään (mm. tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Tietoja voidaan kerätä myös ulkopuolisista lähteistä, kuten lehdistä ja muista julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internet- ja muista lähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta Kruunuasunnot Oy:n ulkopuolelle eikä tietoja siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.